Una reunión de trabajo

Existen muchas maneras de definir qué es una reunión de trabajo pero si hay algo claro es que debe ser, ante todo y sobre todo, un intercambio de ideas.

Entonces ¿Por qué a veces se convierten en meros monólogos del directivo mientras los empleados sólo escuchan?

En ocasiones esto es culpa de un directivo que incentiva poco la participación de los demás pero, a veces, son los propios empleados los que toman una actitud de pasotismo.

Bien sea por timidez, comodidad o falta de motivación quienes actúan de esta manera prefieren escuchar a formar parte de una actividad que precisamente ha nacido para permitir su expresión de ideas. Una reunión debe preocupar y motivar a todos sus integrantes por igual. Te damos las claves para que tu próxima reunión sea un asunto de todos y no sólo del que la organiza.

En primer lugar hay que tener en cuenta que el requisito imprescindible para que una reunión funcione es ser capaz de generar un clima en el que todos puedan expresarse libremente sin miedo a ser ridiculizados, ignorados o represaliados. Esta es la base del edificio que representará tu éxito en este campo. Conseguir reuniones productivas y eficientes es algo muy valioso en una empresa.

Debes dejar claro desde el principio de la reunión que las opiniones de los integrantes sean del tipo que sean no sólo serán aceptadas sino bien recibidas. Aunque el movimiento se demuestra andando no vendrá mal reforzar esta afirmación que transmites a los empleados a través de tu comunicación no verbal. Si dices que tendrás en cuenta sus opiniones con el gesto malhumorado o con poca seguridad no servirá de nada. Los gestos serán fundamentales al principio y a lo largo de toda la reunión.

Ganarás muchos puntos en el camino hacia una reunión participativa si haces un esfuerzo previo por conocer a tus empleados. Si sabes que López es tímido, que Gutiérrez es persuasivo o que Domínguez es inseguro tendrás todas las cartas de la baraja para saber cómo actuar y dirigirte a cada uno de ellos.

Procura tratar a todas las personas por igual independientemente de tu simpatía personal hacia ello o de la coincidencia entre sus opiniones o las tuyas pero además aprende a personalizar tu modo de motivar a cada uno de ellos. Eso sí, hazlo de un modo sutil, por ejemplo, no preguntes siempre al tímido de modo descarado.

Cuando alguien exprese una opinión en tu contra no te pongas a la defensiva, muy al contrario, trate de ahondar en los motivos de por qué esa persona piensa eso y, en el caso de que sea una crítica demasiado subjetiva o que no coincide con la realidad incentiva el diálogo, si hace falta de manera personal después de la reunión, hasta hacerle comprender qué sus ideas son erróneas. En el caso de que tenga razón se humilde, admite tu error y trata de cambiarlo o al menos prometer una solución o dar una explicación pero nunca pases olímpicamente de ello.

A veces el consejo más sabio para dirigir una reunión es ser uno mismo, no disfrazarse de nada por ser el directivo y ponerse en todo momento a la misma altura del resto. Ser capaz de transmitir que eres uno más, que están con ellos te dará muchos puntos.

Otra cuestión importante para garantizar la participación de todos en próximas reuniones es agradecer la aportación de ideas a todos por igual. Suele ocurrir en una empresa que alguien recién llegado o que cuenta con un cargo inferior propone una buena idea que expresa o de la que se apropia el empleado del puesto superior. Esto es muy difícil de averiguar pero una forma de compensar es agradecer esa idea a todo el departamento y no dirigirte en exclusiva a quien expreso verbalmente la idea.

Piensa bien antes de la reunión cómo vas a formular tus preguntas. Hazlas de un modo claro y atractivo pero, sobre todo, evita las preguntas que puedas llevar por respuesta un mero sí o no. Estarás perdiendo una gran oportunidad.

Volviendo a incidir en la importancia de la comunicación no verbal debes tener en cuenta que observas los gestos y comportamientos de las personas durante la reunión te proporciona valiosas pistas que puedes utilizar a tu favor. Por ello conviértete en el mejor observador. Si ves que alguien tiene la mirada ausente o parece aburrirse trata de rescatarlo de alguna manera, por ejemplo, haciéndole una pregunta o invitándole a expresas alguna idea que le preocupe. Si alguien niega con la cabeza exprésele su firme intención de escuchar su opinión y propuestas sobre el tema citado.

No olvides incentivar también otras vías de participación. Invita a los empleados a expresar sus ideas por escrito remitiéndolas a tu despacho, instala en la oficina un buzón de sugerencias, crea una intranet y un foro en el que poder expresar e intercambiar comentarios de un modo más relajado. Lo más importante es que desarrolles tu creatividad para incentivar lo máximo posible esa participación. Puedes, por ejemplo, premiar de algún modo la mejor idea de cada mes. También practicar durante la reunión técnicas originales como las tormentas de ideas o plantear diversos juegos.

Piensa que toda acción va a tener un resultado y que hasta el más sencillo viaje que hagan juntos los empleados va a contribuir posteriormente a que se sientan más cercanos unos de otros lo cual generará un mejor ambiente y unas reuniones mucho más participativas. Incentiva por tanto también las actividades fuera de la empresa y las dinámicas de grupo.

Como ocurre en la mayoría de ocasiones tu éxito va a depender de dos factores básicos: trabajo y creatividad. Te invitamos a que nos dejes tu opinión sobre este tema así como posibles técnicas que puedas compartir con los internautas.

Artículo Original de buscarempleo.